Východisko
Firma rástla rýchlejšie ako jej nástroje. Objednávky chodili cez viacero webov, faktúry vystavovalo trinásť rôznych spoločností s vlastnými číselnými radmi, klientov viedol starý systém mimo zvyšku firmy a platby sa kontrolovali vo výpisoch. Každé predĺženie služby, každá pripomienka a každý dokument znamenali ručnú prácu.
Cieľ bol jasný: jeden systém, v ktorom je celý obchod – a ktorý rutinnú prácu robí bez toho, aby na ňu niekto musel myslieť.
Čo sme postavili
Objednávky pre každú službu a mesto
Vlastné objednávkové procesy pre virtuálne sídla v Bratislave, Banskej Bystrici, Košiciach, Prešove a Medzeve, založenie a prepis s.r.o., zmeny v obchodnom registri, trvalý pobyt aj korešpondenčnú adresu. Každý proces vie, ktorá spoločnosť fakturuje, z ktorej číselnej rady a aké dokumenty klient dostane.
Fakturácia a platby
Po objednávke odíde zálohová faktúra s QR kódom PAY by square. Systém každých desať minút skontroluje bankový účet, spáruje platbu podľa variabilného symbolu a sumy, vystaví ostrú faktúru cez fakturačnú službu a uloží ju k firme. Čo sa spárovať nedá, ide e-mailom účtovníčke. Po splatnosti klient dostane pripomienku s PDF – vždy v mene správnej spoločnosti.
Dokumenty bez prepisovania
Objednávky, plné moci, súhlasy so sídlom, podpisové vzory aj elektronické ohlásenie živnosti vo formáte XML vznikajú priamo z údajov v objednávke. Pri založení spoločnosti systém dokonca sám odovzdá podklady partnerovi, ktorý zabezpečuje zápis.
Evidencia a migrácia starého systému
Previedli sme celú evidenciu zo starého systému a porovnali ju pole po poli s pôvodnými záznamami. Nová evidencia je nadmnožinou starej – nestratil sa ani jeden záznam. Dnes v nej kancelária vidí stav každej firmy, faktúry, plné moci, poštové schránky aj provízie sprostredkovateľov.
Automatické notifikácie
Pred koncom služby dostane klient sériu SMS a e-mailov, kancelária každé ráno súhrn a v piatok zoznam končiacich sídiel a faktúr po splatnosti. Neuhradené služby sa po lehote samy archivujú a uvoľnia schránky.
Zóny pre klientov, partnerov a zamestnancov
Klienti sa prihlasujú jednorazovým kódom, vidia svoje firmy, faktúry, scany pošty zo sieťového úložiska a predĺžia si sídlo jedným tlačidlom. Sprostredkovatelia majú vlastné ceny a provízie, pobočky vidia len svoje mesto a advokátska kancelária len podania, ktoré autorizuje. Klientska zóna funguje aj ako mobilná aplikácia.
Systém každú noc overí sídla klientov v registri právnických osôb. Keď štátny register nefunguje, prepne sa na záložný zdroj a pokračuje.
Prevádzka a spoľahlivosť
- Obe databázy a konfigurácia sa denne zálohujú na oddelené úložisko.
- Plánované úlohy bežia od niekoľkých minút po týždeň – párovanie platieb, pripomienky, kontroly registra, prehľady.
- Výpadky externých služieb (štátne registre, SMS brány) systém rieši záložnými cestami a prepínaním bez zásahu programátora.
- Údaje, ktoré nesmú byť verejné, systém kontroluje pri každom nasadení.
Výsledok
Kancelária namiesto vystavovania faktúr, kontroly výpisov a obvolávania klientov rieši výnimky, ktoré jej systém sám pripraví. Nové mesto, službu alebo fakturujúcu spoločnosť dnes pridávame v dňoch, nie mesiacoch – pretože systém je postavený presne na spôsob, akým firma funguje.